Трикове за повече ефективност в работата

Вероятно в ежедневието си бомбардирана от десетки задачи, коя от коя по-важна и очакваща решението ти. Трябва да отговаряш на телефонни обаждания, да пишеш писма, да се срещаш с хора и междувременно да вършиш поверените ти задължения. Понякога ти се струва, че списъкът е безкраен, а ти разполагаш само с 24 часа, в които трябва да намериш време и за близките си, домашните ангажименти и за малко сън.

Ключът за повече ефективност в работата се крие в правилното планиране и изпълнение на задълженията. Ще се изненадаш колко много време губиш всеки ден – а тези допълнителни минути наистина имат значение. В този нестабилен икономически период, когато бизнесът е под постоянния обстрел на конкуренцията и финансовата нестабилност, е важно шефът ти да знае, че може да разчита на теб, дори отговорностите ти да са се увеличили.

Доказателството, че си незаменима, е най-добрата застраховка за запазване на работното място. И с помощта на няколко прости трика всички могат да те възприемат като ефективна, а не като изтощена от задълженията. Научи се да бъдеш продуктивна в работата и пълноценна в личния си живот, без постоянно да се притесняваш за нещата, които не си изпълнила навреме.

* Избери правилното време – Кога си по-ефективна – рано сутрин или през втората половина на деня? Ако знаеш кои са най-продуктивните ти часове, със сигурност ще можеш и по-добре да разпределеиш ангажиментите си. Използвай тези часове за по-сложните и натоварени задачи. През останалото време, когато се чувстваш по-разсеяна, събирай информация, отговаряй на писмата и телефонните обаждания и въобще върши работа, която изисква по-малко умствено натоварване.

* Сведи до минимум прекъсванията – Улавяш ли се, че се разхождаш до кафе – машината или кафенето, когато забележиш струпването на колегите си там?! Да, всеки се нуждае от прекъсвания за повишаване на продуктивността – типичен пример е обедната почивка, която ще направи работния ден по-ефективен. Но трябва да ограничиш времето, което прекарваш далеч от работата. Препоръчително е да имаш една по-дълга обедна почивка и на всеки кръгъл час да правиш по 5 минути прекъсване.

* Отдели време за организация – Няколко минутки да организираш нужните документи или писма, на които трябва да обърнеш внимание, може да ти спести трескавото търсене в бъдеще. Без значение дали ще използваш цветен шрифт, принтиран вариант или твоя лична организационна система, систематизирането на информацията може да ти спести много главоболия.

* Мисли в перспектива – Винаги дръж под око основните работни проекти. Дори да предстоят месеци до изпълнението им, отдели известно време за предварителна работа и подготовка. Така ще избегнеш бъдещи катастрофални обстоятелства, които могат да се появят ако всичко се прави в движение на проекта. Освен това ще получиш допълнителни точки в очите на по-високопоставените в йерархията.

* Намери си съюзник – може да правиш чудеса от храброст, но те няма да означават нищо, ако никой не ги забелязва. Не е задължително съюзник в работата ти да бъде шефът – може да е друг колега, който докладва на шефа. Да имаш някого зад гърба си, който забелязва постиженията ти и ги представя пред ръководителя, е разумен ход, който ще повдигне имиджа ти.  

* Води си записки – Не разчитай само на паметта си да събира информацията, с която работиш. Записвай си нещата, които трябва да направиш за няколко дни напред, води си график на срещите и разговорите, отбелязвай всичко, към което трябва да се отнесеш. Записвай дори всяка идея или важна мисъл, която проблясва в съзнанието ти – така ще ти е много по-лесно да намериш нужната информация и да отмяташ делата си. Изпозлвай мозъка си за мислене, а хартията и компютъра за поддържане на стегнат работен ритъм.

* Запълвай времето – Малките празнини време, които имаш докато чакаш автобуса, чакаш да пренасочат обаждането ти или чакаш началото на някаква среща, могат да се окажат полезен източник на допълнителни минути в работния ти ден. Изпозлвай ги за запълване с дребни задачи, които изискват не повече от няколко минутки внимание – носи си нещо за четене, попълвай си графика или отмятай нещата, които си свършила. 

* Промени навиците си – Знаеш, че лошите навици на работното място могат да ти изиграшт лоша шега. Дори до сега да не си се замисляла имаш ли такива, време е да помислиш и за поведението си като личност. Навиците не са само отражение на начина, по който гледаш на света, но се изразяват и чрез рутинните действия, които са част от ежедневието ти. Замисли се как изразяваш ти връзката си със заобиклалящата те среда и какво трябва да промениш, за да си създадеш мироглед, в който целите ти изглеждат постижими.